• 無料のGoogleツールをビジネスに活かそう【第5回】Gmail

    2017/8/21

    無料のGoogleツールをビジネスに活かそう の第5回は 「Gmail」です。

    大多数の事業者様では、自社でドメインを取得され、そのドメインのメールサービスにてアカウントを取得しメールを利用されていることだと思います。

    弊社でも、ホスティングサービスを利用してドメインを取得しています。(fit-up.co.jp)

    それでも無料のGmailを利用させていただいております。どういった時に活用しているかについてお話させていただきます。

    Gmail

    ずばり、使い分けと統合です。

    (1)使い分け

    最近、どのようなサービスを利用するにもメールアドレスをアカウントで登録する必要があるのは、経験されていることだと思います。

    メルマガの登録、Google系サービス利用時のアカウント、資料請求、ソフトの試用申し込み など

    このような利用を全て自分の会社の1メールで登録してしまうと、スパムメールが本来の会社メールに届き始めたり、広告メールが大量に送られてくるため

    本来のお客様とのメールが埋もれてしまうことになるからです。

    そのため、メールソフトで振り分けを実施しても煩雑になるだけなので利用目的に応じて使い分けをしております。

    Gmailはどちらかというと受信専用で、発信することはほとんどありません。

    (2)統合

    そこで、使い分けを実施した場合に、統合が必要になります。

    事務所にてメールを閲覧する場合には、メールソフトに保持しているアカウントを全て登録する必要はなく、全てGmailの設定で転送を行い、1つのメール

    アドレスに取り込んでしまえばよいのです。(Gmailの設定画面から転送設定が可能です)

    複数存在するメールを1つのメールに統合させれば、さらにその統合したメールを携帯メールアドレスに転送すれば、外出先でもメールを受信することができます。

    GmailはAndroid,iOS共にアプリも存在しますので、スマホにアプリをダウンロードし、統合のメールアドレスを設定しておけば、全てのメールにきたメールを閲覧

    することも可能となります。

     

    注意すべき点は、会社で上記のようなことを許しているかということもあります。情報セキュリティの観点から、メールを転送することを許可していない場合もあります。転送機能を利用していきますから、ここが大前提となります。ご注意ください。

     

    今回は、画像のない説明ですいません。

    補足ですが、Gmail同士のメールのやりとりであれば、最大25MBまで添付ファイルを添付することができます。通常であれば、4MB程度が多いですので、大容量の場合は、Gmail同士でデータをやりとりすることも便利機能のひとつでしょう。簡単にアカウント取得できます。ご利用されてみては と思います。

     

    次回第6回は、Googleカレンダー、アラート機能です。お楽しみに。。

    野上

     

     

     

     


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