• 無料のGoogleツールをビジネスに活かそう【第6回】Googleカレンダー、Googleアラート

    2017/08/28

    無料のGoogleツールをビジネスに活かそう の第6回は、「Googleカレンダー」と「Googleアラート」です。

    私の場合、2010年度までは予定、スケジュール管理はすべて手帳で実施していました。どこへ行くにも鞄へ入れておりました。しかし手書きに不便さを感じ、活用し始めたのは、パソコンで動作するフリーのスケジュール管理ソフトでした。このソフトは、ビジュアルがよく、細かい設定もできTODO+時間が決定している行動をまとめて登録しておりました。その後、PCでしか管理できない不便さから、2011年にGoogleカレンダーの活用に切り替えました。色々なスケジュールツールを試しましたが、結果私はGoogleカレンダーに落ち着いたのです。

    Googleカレンダー

    利用シーンからメリットを整理してみました。

    (1)携帯スマホからもスケジュールを閲覧したり、登録したりしたい

    私の場合、この機能が一番の利用している理由です。いつも身に付けているスマホで利用できれば、パソコンや手帳がなくても確認できることです。

    「次回の打合せ日時を決めたい」「明日の予定を見たい」などの時に、さっとスマホから確認でき、かつその場でスマホから予定も登録できます。

    スマホと連携するには、アプリを入れたり、スマホのカレンダに連携したり色々な方法があります。私の場合は、「Googleカレンダーアプリ」をダウンロードして利用しています。

    (2)共有資産のスケジュールを管理したい

    自分個人のスケジュールを管理するだけではなく、社用車、会議室、プロジェクターなどの資産を他のメンバーとスケジュール共有することが可能です。単純に

    設定カレンダーを追加し、そのカレンダーをメンバーで共有設定すればよいだけです。

     

    カレンダーの作成画面。特定のユーザと共有で、メールアドレスと権限の設定で灯篭が可能。

     

     

     

     

     

    (3)他のメンバーや上記共有資産のスケジュールを閲覧したい

    他のメンバーや会議室などのスケジュールがスケジュールを追加することにより閲覧が可能になります。会議室や空いている日時に打合せを設定したい時などに便利です。共有しているメンバーもスケジュールが閲覧できます。ただし、予定を入れる際に、公開設定が可能です。予定の内容を知られたくない場合もありますので、そのような場合には、限定公開に設定すれば相手には「予定あり」の表示のみとなります。

    (4)予定の便利な設定

    繰り返し設定や事前通知設定があります。「毎週月曜日の9時からミーティング」などのような定期的な予定が簡単に行えます。さらに、事前通知設定にてたとえば「ミーティングの1時間前にメールで通知を受け取る」といった設定が可能ですので、アラーム変わりになります。

    (5)カレンダーは月曜日始まりにしたい

    私の場合、業務上の動きから、どうも日曜日始まりのスケジュール管理は合わなくて、月曜日始まりにしております。

    ですので、設定にて曜日始まりを月曜日で設定しております。

     

    自社にカレンダー機能をおもちでない場合には、是非このGoogleカレンダーをお奨めします。Todo登録機能もあり、カレンダー上にTodo(タスク)を表示させることも可能です。

    最初、登録し始めた頃は、自分のスケジュールをクラウドに登録してセキュリティ上問題ないのであろうかとか、紙(手帳)で残らないことに違和感を感じておりましたが、今は全く気になりません。過去を見ようと思えば、このカレンダーで閲覧もできます。現時点、2011年からのスケジュールも今でも閲覧が可能です。

     

    次にご紹介するのが、「Googleアラート」です。

    Googleアラート

    サービス内容はGoogleニュースなどで出てくるキーワードをピックアップして通知してくれるサービスです。最新の情報収集には持ってこいのツールです。

    得意先名を入れれば、訪問時の話のネタになりますし、競合会社を設定すれば、競合の動きも見れます。

    技術系のキーワードを入れれば、ニュースになった記事をピックアップできます。メールで指定時間に配信されてきます(指定時間がずれることは多いですが)。

    お昼の休憩時間に配信されれば、休憩中にメールで概要を入手でき、クリックすれば投稿されている詳細のページが表示されます。

    但し、最近は、アカウントを登録しないと続きが読めない場合が多いあり、別途、Google検索で情報を探したりもしています。

     

    私の場合は、画面のようなキーワードを登録しております。

    動向が通知されるので、わざわざ探す必要がなくなります。

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    いかがでしたでしょうか?

    ぜひ一度試してみていただければよいと思います。

     

    次回第7回は、Googleキープです。 お楽しみに。。

     

    野上

     


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