• 無料のGoogleツールをビジネスに活かそう【第8回】Googleドライブ、Googleフォームズ

    2017/9/11

    無料のGoogleツールをビジネスに活かそう の第8回は、「Googleドライブ」と「Googleフォームズ」です。

    作成したEXCELやWORD文書などを特定のメンバーなどで編集したり、共有したい場合に非常に便利なのが、Googleドライブです。

    公開設定なども行うこともでき、編集、閲覧の設定も可能です。

    また、アンケートなどのように特定の人から同一の質問を行い、回答をいただく場合などはGoogleフォームが有効です。

    Googleドライブ

    ローカルのパソコンや共有ディスク内に、業務に関わるデータをフォルダ分けして保存されていると思いますが、

    データのバックアップをしておらず機器が故障したらデータが消失してしまう。

    1つのEXCELデータをメンバーで分担して作成、編集をしたい。

    出先、移動中などでデータを閲覧、編集したい。

    といった場合、社内にあるPC内に保存していると、不便です。そのようなときに、Googleのクラウド上に保管しておけば

    バックアップ変わりになる

    権限設定を行い、メンバーでログインして編集、閲覧できる

    出先からでもダブレットやスマホからの閲覧、編集も可能となる。

    ということになります。

    保管情報は、スプレッドシート(EXCELなど)、テキストドキュメント(WORDなど)、写真、動画、音声、PDFなどが可能です。

    Googleアカウント保有者に権限を設定することで、閲覧のみ、編集が可能となります。

    容量ですが、Gmail(添付含めて)、GoogleフォトとGoogleドライブを合わせて15GBまで無料です。

    もちろんアプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットでも利用可能です。

    Googleフォームズ

    ウェブ上の入力フォームからアンケートを行い、回答を回収する便利なツールです。

    取引先へのお盆休みの回答依頼、セミナーの開催の出席回答、顧客への満足度調査などに活用することができます。

    EXCELのようなシートだと、文章の記述や選択肢による選択など、ちょっとしたことはできますが。

    入力方法が分かりずらい

    前の項目により質問内容を変えたい

    EXCELで回答をもらうと、集計が大変

    などがあると思います。

    当Googleフォームは、ウェブ上で設問を設定し、記述、選択(複数回答有無)、回答内容に質問を変更などがプログラムを作成しなくても設定にて可能になります。

    また、回答結果は画面上で集計されるとともに、回答方法をダウンロードすることも可能です。

     

     

    ラジオボタンの他、チェックボックスやプルダウンなどの設定も可能です。

     

     

    集計結果のサンプルです。

    回答情報をダウンロード可能です。

     

     

     

     

     

     

     

    回答をお願いする相手が多ければ多いほど便利だと思います。

     

    どうでしょうか?

    複雑なことでなければ十分な機能ではないでしょうか。作業の効率も上がります。

    一度ご利用されてみてはいかがでしょうか?

     

    次回第9回は、Googleマイビジネス、Googleトレンド です。 お楽しみに。。

    野上

     


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